No ambiente empresarial, o gerenciamento de dados é uma das principais atividades. Aliás, ter informações sempre seguras, atualizadas e acessíveis é fundamental para o crescimento do negócio, mas também é um desafio. Quando falamos em registros bancários, essa gestão pode ser ainda mais complicada. Você sabia que o extrato EDI pode facilitar todo esse processo?
O EDI bancário é uma ferramenta que automatiza processos de conciliação, tornando o gerenciamento de informações financeiras muito mais fácil. Neste artigo, você vai entender melhor como funciona o EDI e conhecer as vantagens que ele traz a um negócio!
O que é EDI?
EDI é a sigla para Electronic Data Interchange, ou seja, Troca Eletrônica de Dados. EDI é o compartilhamento automático e digital feito entre diferentes sistemas. Dessa forma, arquivos bancários podem ser compartilhados entre empresas, fornecedores, clientes e instituições financeiras. Toda essa integração acontece em tempo real e com toda a segurança.
O tráfego de informações pode ocorrer por meio da internet, por web service ou por arquivos exportados de uma fonte e importados no sistema, para que os dados sejam integrados.
Há diferentes tipos de EDI. Podemos destacar três dos mais conhecidos e utilizados:
- mercantil: pedidos de compras e venda entre clientes e fornecedores;
- bancário: pagamentos e recebimentos de valores;
- de cartões: compartilhamento de relatórios de vendas e ordens de crédito enviadas pelas operadoras (adquirentes) às empresas que são clientes dessas administradoras.
Cada um desses EDIs tem funcionalidades específicas que facilitam bastante o dia a dia do lojista, automatizando diversos processos. Entenda melhor como ocorre esse funcionamento a seguir.
Como funciona o extrato EDI?
No que se refere às mensagens trocadas entre os bancos e as empresas, podemos destacar estas funções:
- folha de pagamento: uma mensagem é enviada ao banco para que o pagamento aos funcionários seja feito;
- extrato: é feita uma requisição de um extrato eletrônico de uma ou mais contas. Esse extrato pode ser integrado ao sistema da empresa para que a conciliação seja feita automaticamente;
- pagamento: é enviado um pedido para que os fornecedores sejam pagos;
- recibo: o banco envia mensagens com os comprovantes de cada transação.
O extrato EDI também é muito útil no acompanhamento de transações feitas com cartões de crédito. Esse relatório de movimentação financeira precisa ser habilitado pelo lojista para ser recebido. Isso quer dizer que, na maior parte das vezes, não será enviado caso não seja solicitado.
Assim, esse o extrato EDI é um documento oficial de conciliação. É com base nele que o lojista precisa fazer a verificação da movimentação financeira das compras feitas.
Quando o EDI é integrado ao ERP (sistema de gestão integrado) da empresa, as diversas tarefas do departamento financeiro relacionado a contas a pagar e a receber são automatizadas. Como assim?
Quanto às contas a pagar, o sistema identifica a data e o valor de determinada conta e envia um arquivo de cobrança ao gestor para que a transação seja feita. Em relação às contas a receber, ocorre o mesmo. O EDI acessa os dados do ERP para identificar o documento de cobrança e enviar ao banco. Com isso, a instituição financeira envia o arquivo de cobrança ao consumidor.
O extrato EDI também dispensa a necessidade de acessar o sistema de diferentes bancos todos os dias para conferir as movimentações. Tudo pode ser feito a partir de um único painel.
Quais são os benefícios?
Adotar a funcionalidade de extrato EDI garante muitas vantagens ao negócio. Veja só!
Maior agilidade e praticidade
Especialmente empresas com grande volume de transações podem ser muito beneficiadas pelo extrato EDI. Afinal, todo o processo de conciliação pode ser automatizado.
Para que você possa entender melhor, vamos ilustrar com uma situação prática hipotética. Digamos que em sua empresa, você tenha várias contas a pagar em diferentes datas. Nesse caso, seria necessário dedicar profissionais para que organizassem esses títulos e efetuassem o pagamento nas datas corretas.
No caso do EDI bancário, tudo pode ser agendado pelo sistema, sem a necessidade de acessar o internet banking de cada banco, cada um em uma tela diferente e com vários tokens de acesso.
Maior transparência
A centralização das informações facilita o acompanhamento dos dados. Afinal, tudo vai ser monitorado a partir de um único painel. Dessa forma, as movimentações financeiras que ocorrem em diferentes contas se tornam muito mais transparentes. Esse recurso é especialmente importante com o PIX.
O extrato EDI ajuda a oferecer maior coerência às informações. Afinal, o empresário terá a certeza que os lançamentos que constam em seu sistema serão os mesmos que estão na conta bancária.
Além disso, o EDI é a melhor maneira de fazer a conciliação, pois nele estão as informações mais concretas sobre as transações realizadas no sistema da adquirente, evitando equívocos e falhas.
Maior produtividade
Uma vez que essas tarefas mecânicas de importação e inserção de dados bancários no sistema ERP são automatizados, a equipe ganha muito mais tempo para focar em aspectos estratégicos do negócio, especialmente no que se refere ao seu core business.
Mais economia
Esse recurso garante maior segurança financeira ao negócio. Muitas vezes, a empresa não tem noção do quanto paga em taxas e tarifas cobradas pelo banco. Ao ter uma solução de extrato EDI conectado ao ERP da organização, essas informações ficam mais evidentes, contribuindo para a tomada de decisões que reduzam os custos de processos bancários.
Qual a importância do extrato EDI?
Diante de tantas vantagens, você já deve ter percebido como os diferentes EDIs são fundamentais para o processo de conciliação. Ele é sua garantia de que as vendas feitas pelo lojista realmente estão registradas no sistema da adquirente e que os valores serão transferidos para a sua conta-corrente.
Por exemplo, digamos que uma de suas vendas realizadas no dia não constem no extrato EDI enviado pela adquirente, mesmo que tenha sido aprovada. O que fazer? Os dados da venda podem ser enviados para o intermediador de modo a iniciar uma investigação. Assim, se a conciliação não fosse corretamente feita com o EDI, o lojista poderia ter divergências em seu fluxo de caixa, sem saber ao certo onde recorrer.
O extrato EDI é uma das principais ferramentas na gestão financeira de uma empresa. Além da possibilidade de automatização de processos burocráticos, o empresário garante maior exatidão nas informações e contribui para a saúde financeira do seu negócio.
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