Nos últimos anos, a tecnologia tem se mostrado uma grande aliada das empresas no gerenciamento de suas operações financeiras, incluindo o controle e a conciliação de pagamentos realizados com cartões de crédito.
A conciliação de cartão de crédito é um processo importante e necessário para as empresas que recebem pagamentos dessa modalidade. Ela permite a verificação de todas as transações realizadas e a confirmação de que os valores estão corretos e foram devidamente depositados em conta.
Apesar de muitas empresas ainda realizarem a conciliação de cartão manualmente, o processo pode ser simplificado e automatizado com o uso de ferramentas e sistemas específicos. Essa iniciativa traz uma série de benefícios, como a redução de erros, a economia de tempo e a facilidade na geração de relatórios.
Neste artigo, vamos abordar os conceitos básicos da conciliação de cartão como ela funciona, suas vantagens e como realizá-la de forma eficiente em sua empresa. Acompanhe!
O que é a conciliação de cartão?
A conciliação de cartão de crédito é o processo de confrontar e ajustar as informações das vendas realizadas por meio de cartões de crédito e débito com os valores efetivamente recebidos. Essa atividade ajuda a evitar erros na transmissão das informações entre a adquirente, responsável por processar e liquidar as transações, e a conta bancária da empresa.
Com a conciliação de cartão de crédito e débito, é possível verificar se as taxas cobradas pelas adquirentes estão corretas, se as vendas foram registradas adequadamente e se os valores estão sendo depositados corretamente em sua conta bancária, lembrando que as taxas variam conforme a forma de pagamento, crédito, débito, parcelado, parcelado com juros, entre outras.
Como funciona a conciliação de cartão de crédito e débito?
A conciliação de cartão começa com a obtenção de dados das adquirentes e sua integração com o sistema financeiro da empresa. Esse processo é geralmente feito por meio de ferramentas especializadas que conectam as informações das vendas e as taxas de processamento.
A partir da integração dos dados, é possível comparar as informações da adquirente com as informações financeiras da empresa. Dessa forma, é possível identificar se houve alguma inconsistência ou divergência entre os valores das vendas e os valores recebidos pela empresa.
Na prática, esse processo envolve três etapas: a conciliação de vendas, a conciliação de pagamentos e a conciliação bancária:
- A conciliação de vendas consiste em conferir se as transações realizadas com cartão estão registradas nos seus sistemas ou planilhas.
- A conciliação de pagamentos consiste em acompanhar se cada venda é um recebível e tem que ser pago.
- A conciliação bancária consiste em comparar o saldo da sua conta com os repasses da credenciadora.
Quais as vantagens da conciliação de cartão?
Existem diversas vantagens em realizar a conciliação de cartão de crédito e débito em sua empresa. A seguir, apresentamos as principais!
Redução de erros
A conciliação de cartão de crédito e débito ajuda a reduzir erros no registro de vendas e no repasse dos valores. Dessa forma, a empresa evita problemas como o desvio de valores e a falta de transparência nas informações financeiras.
Redução de custos
Ao realizar a conciliação de cartão de crédito, a empresa consegue verificar se as taxas cobradas pelas adquirentes estão corretas, evitando cobranças indevidas e, consequentemente, reduzindo custos.
Controle financeiro
Com a conciliação de cartão de crédito, a empresa consegue manter um controle financeiro mais preciso, o que ajuda a tomar decisões mais acertadas e a reduzir os riscos de problemas financeiros.
Redução de chargebacks
Ao identificar rapidamente as transações não autorizadas ou as disputas de clientes, a empresa pode reduzir o número de chargebacks, ou seja, de estornos realizados pelos bancos em caso de contestação pelo cliente.
Essas vantagens demonstram a importância da conciliação de cartão de crédito e débito para a gestão financeira e o sucesso de uma empresa.
Como fazer a conciliação de cartão?
Para realizar a conciliação de cartão de crédito e débito, é necessário seguir alguns passos básicos. A seguir, apresentamos um passo a passo para fazer a conciliação em sua empresa.
Passo 1: Reúna os dados
O primeiro passo para realizar a conciliação de cartão de crédito e débito é reunir todos os dados necessários. Isso inclui extratos bancários, comprovantes de vendas e relatórios de transações feitas com cartão.
Passo 2: Compare as informações
Com os dados reunidos, é necessário compará-los. Para isso, você deve verificar se todas as transações de vendas realizadas com cartões de crédito e débito foram registradas nos extratos bancários.
Além disso, não deixe de checar se os valores informados pela credenciadora de cartão de crédito correspondem às vendas efetivamente realizadas.
Passo 3: Identifique as divergências
Ao comparar as informações, é comum identificar divergências. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando uma venda realizada com cartão de crédito não é registrada no extrato bancário. Nesse caso, é preciso identificar a causa da divergência e corrigi-la.
Passo 4: Faça a conciliação
Com as divergências identificadas, é preciso fazer a conciliação. Isso significa ajustar os valores nas contas da empresa e da adquirente de cartão de crédito, de forma que eles fiquem iguais.
Passo 5: Analise os resultados
Após realizar a conciliação, é importante analisar os resultados. Isso permitirá identificar problemas recorrentes e corrigi-los, evitando futuras divergências.
Além disso, é importante lembrar que a responsabilidade de fazer a conciliação de cartão de crédito é do gestor financeiro da empresa, que deve conferir se os valores das vendas com cartão estão sendo repassados corretamente pelas credenciadoras.
Essa conferência deve ser feita preferencialmente em base diária para evitar acúmulo de informações e garantir a precisão dos dados. No entanto, esse processo pode ser facilitado com o uso de softwares contábeis que automatizam a conciliação e evitam erros e fraudes.
Existem diversos softwares especializados que podem auxiliar na conciliação de cartão de crédito e débito, tornando o processo mais ágil e seguro. Por isso, é importante pesquisar as opções disponíveis no mercado e escolher a melhor solução para as necessidades de sua empresa.
A conciliação de cartão de crédito e débito é uma tarefa fundamental para garantir a transparência e a exatidão das transações financeiras de sua empresa. Ao seguir o passo a passo que apresentamos neste conteúdo, você pode realizar o processo deforma eficiente, garantindo a precisão das informações e a integridade dos dados.
Acompanhe sempre nossos conteúdos e siga nossas redes sociais para ficar por dentro de mais dicas e informações úteis para o sucesso do seu negócio. Estamos no Facebook, no YouTube, no LinkedIn e no Instagram.